記事性質の２本柱

　広報紙、特に機関紙を発行する機能は大まかに2本の柱に分けられます。まず一般的に言われる①「報道」。つまり報告やお知らせなど。これはイベント告知や行事報告など、皆さんの活動や組織の考え方を読者へ知ってもらうための記事です。発行者（主催者）から読者への「お知らせ」も含めて一方向のコミュニケーションです。
　もう一つの機能は、②「仲間同士の交流」。人物紹介コラムや読者投稿などもそうですが、仲間の輪の活性化を促すための記事です。発行者と読者間、また読者同士の言わば「双方向」のコミュニケーションになります。

バランスを意識して
この大まかな二つの機能に対して、①「報道」的記事に偏り過ぎていると、「行事がおこなえない」状況になったとき記事が無くなってしまいます。
そもそも広報紙の発行は組織の活性化、つまり②会員（読者）同士の「交流」が活発であってこそ、その広報紙は有効に機能していると言えます。①は行事が多い時は割と簡単に書けるのですが、②はちょっと工夫が必要です。

紙面上で交流を
そこで紙面企画の際には、最初から会員（読者）に焦点を当てたコラムテーマをたくさん作ることをおすすめします。そもそも目的の一つが組織活性化ですので、仲間の個性を表現することができれば、非常事態こそ助け合える有効な紙面となります。

（社報『紙ブログNEWS』2021年正月 第42号）

写真・文のバランス　紙面が見える設計図

〝割付用紙〟って弊社では、お客様との打ち合わせやレクチャーには、「編集のしおり」（工程や出稿の方法など記載）の他、お客様の広報紙に合った「割付用紙」をお渡ししています。割付用紙とは、紙面レイアウトを作成するために使う用紙です。言わば設計図ですね。皆様の紙面フォーマットにあわせて、段数など、実際の紙面通りのマス目が印刷されています。今回はこの割付用紙の活用について考えます。

紙面内容の見える化割付用紙の目的は、完成レイアウトを目に見える形にスケッチすることです。第一に字数、行数を計算して、紙面に割り振っていくこと、第二に写真の寸法や大きさ・形を確定すること。図表などのスペース確保、見出しの位置など。全体のバランスを考えた全体デザインを設計していく用紙になります。

ボリュームの把握を割付用紙を使う上で、一番大事なことは、記事の適切な文字数を割り出すことです。字数が多すぎないか、少なすぎないかを割付用紙で見ることができます。
ちなみに読みやすい紙面の割合は「文章記事：紙面全体の2分の1以内」「写真・図表・カット：4分の1」「見出し：4分の1」とされています。
例えば弊社社報『紙ブログNEWS』は「1ページあたり1行12文字×39行×6段」の紙面です。この場合、紙面全てを文字だけで埋めたら合計2808文字になり、その2分の1は1404文字。つまり1ページあたり1404文字以内の記事であれば、バランスよくレイアウトができるということです。
ただし、編集方針や記事の性質によってはこの限りでないので、あくまで目安です。
実際はここまで細かい計算をしなくても、まずはおおよその記事ボリュームを把握することから始めてみてください。

使い方はいろいろ割付用紙の実際の使い方は人それぞれです。①レイアウトデザイン、字数計算、写真寸法に至るまで「完全レイアウト」として書き込む本格タイプのほか、②仕上がりイメージをスケッチ風に書き込むタイプ、③写真、記事の点数と紙面の割り振りの希望を書かれているメモ・指示書タイプ。
お忙しい中で紙面づくりをされている方が多いと思いますが、慣れてくると結構楽しいかもしれませんので、もし余裕のある方は割付用紙に向かい合ってみてください。

（社報『紙ブログNEWS』2020年秋 第41号）

イベントの自粛で発行継続できない!?

　新型コロナウイルス感染症が拡大したころ、弊社のお客様にも影響が広がり、「行事が中止になってしまって載せる記事がない」というご相談がいくつかありました。いまいちど、紙面企画について考えてみたいと思います。

発行コンセプトの意思一致をして
　そもそも新聞を発行する前に、発行の原点の意図を確認しておく必要があります。「経営方針を浸透させたい」とか「コミュニケーションを活発にしたい」など。弊社では、初めてのお客様には、この最初の意図をお聞きしています。その発行目的を元に紙面企画を立てていきます。できれば年間で記事計画を立てておくと、予定も見通しやすくて安心です。サブ記事もあらかじめ考えておくと、行事中止などの理由で突然記事がボツになったときにも対応がしやすいです。

本当に伝えたいことは何だったのか
「載せる記事が無い」と悩んだときは、ぜひ一番最初の発行コンセプトに立ち返ってみてください。弊社からある程度のアドバイスはできるかもしれませんが、「本当に表現したいもの、知ってもらいたいことが何なのか」は、お客様の中にしかありません。これを機に紙面を見つめなおすことで、新たな企画が生まれるかもしれません。実際、掲載記事が無くてお悩みのなか、新企画をスタートさせたお客様もおられました。
厳しい状況の中でこそ、「紙」での正しい情報発信が重要だと考えます。私共も引き続きサポートさせていただきます。

写真＝機関紙『けんこう』編集会議

（社報『紙ブログNEWS』2020年夏 第40号）

魅力アップに貢献　企画と〝見出し〟力

 　新年度は、弊社のお客様も広報担当を交代されたりすることがよくあります。なかには新聞づくりが初めてという方もおられるので、年度初めは最初のコミュニケーションをより綿密にするよう心がけています。
 　また、春は各種の広報紙コンクールの結果が出る季節です。新聞づくりは大変なことが多いですが、コンクールへの出展は、その頑張りが形として残る機会にもなります。
 コンクールではどのような点が評価されるのでしょうか。たとえば大阪府PTA協議会主催の広報紙コンクールでは「広報紙の持つ目的・使命・記事・編集・レイアウト・見出し・文章などを総合的に審査」するとあります。
このうち、弊社が特に力を入れているのが「見出し付け」です。各記事には必ず「見出し」を付けるようにしています。「見出し」とは「記事のタイトル」ではなく、読者を紙面へ引き込む役割を担っています。一目見ただけで〝読みたい〟と思ってもらえることが理想です。
ただ、新聞づくりは紙面企画から始まって取材、記事作り、一番苦労するのは最後のレイアウトやデザイン…。初めてのお客様がこれらのことを全てやるのは大変ですね。
弊社では、一番最初に編集のプロセスや新聞づくりの基礎についてお話しして、随時アドバイスをさせていただいています。前述の「見出し」やレイアウトについてもサポートできますので、お客様にしかできない紙面企画や記事作りに一番力を入れていただければと思っています。

写真＝昨年2月、月刊『建設ひょうご』通算800号達成の表彰状と担当の横山氏。（本年は第24回全国機関紙コンクールで奨励賞を受賞）

（社報『紙ブログNEWS』2020年春 第39号）