分かり易い表現の間違い探しゲーム

　春から新しく広報担当となる方もおられると思いますが、新聞づくりに慣れた方にも振り返っていただきたい「文字校正」を今回のテーマにしてみます。

原稿執筆時とレイアウト後の印象は違う
　取材して記事を書くことと、組み上がった紙面の「校正」は、お客様の大事な作業の一つです。
　校正作業は、取材記事を書かれた方にとって、印刷状態（ゲラ刷り）で見る初めての紙面になります。
　読者が見る状態となった紙面は取材原稿を完成させた時と違って、印象ががらりと変わって見える場合が多いですね。それは、読者は「記事・写真・見出し」を3点セットで見ることで、全体のインパクトが広がるためです。そうなると、紙面になった新たな印象を元に、文章表現を変えたくなることもあります。

校正の基本は誤りの発見と読みやすさ
ただ、校正作業の基本は、①誤字脱字の発見、②「てにをは」（助詞）の誤り、③「表記ゆれ」（一つの意味を表す言葉に対して異なる表記が混在している）、④句読点の位置、文体の不統一（ですます）などのチェックが一番大事です。

読者に伝わるように５Ｗ１Ｈを確認して
文章のわかりやすさに焦点を当てるなら、記事に「５Ｗ１Ｈ」が含まれているかを確認してみてください。さらに、記事を「面白く」するには、この「５Ｗ１Ｈ」の価値（順番）を変えたりして工夫してみます。

固有名詞や連絡先は必ずチェック
また、文章表現とはあまり関係ないので見落とされがちなのは、人名・団体名などの固有名詞、住所・電話番号・アドレスなどの連絡先です。これらの誤りは印刷後の影響が大きく、場合によっては刷り直しとなってしまいます。イベント等の日時、数字のある箇所なども要注意です。
弊社では、お客様の校了後に社内校正も行っており、明らかな間違いは訂正できますが、これらの箇所は正誤の判断ができません。
また、最近多くなってきたＱＲコードの掲載ですが、こちらもスマホなどで、必ず読み取り点検を忘れないようにしてください。

校正するときは様々な視点をもって
広報紙は記事以外にも、見出し、図、写真、色合い、レイアウトなどチェックすべき点が多く、お客様にとっても大変な作業かと思います。少し時間をあけて視点を変えてみたり、複数人で回覧したりしてみてください。弊社でも極力ミスをなくすよう、取り組みを続けています。

（社報『紙ブログNEWS』2022年春 第47号）

紙面完成イメージを先取りする割付作業

　弊社では、ご要望に応じてお客様の広報紙に合った「割付用紙」をお渡ししています。以前のコラム（第4号）では使い方についてお話ししましたが、今回は、割付用紙を取り巻くこれまでの歴史についても簡単に見てみます。

割付用紙は設計図
　「割付用紙」とはレイアウトを行うための用紙、いわば設計図や指示書です。文字・写真・イラスト・見出しの寸法などの詳細な指示を割付用紙に書き込みます。さらに、この指示通りにパーツを貼り込んだ厚手の用紙を「版下台紙」といいます。
　活版印刷時代の1970年頃までは、この割付用紙をもとに、組版担当者が版を製作しました。活版印刷とは、鉛でできたハンコのような文字を一文字ずつ手作業で並べて版をつくり、それにインクを付けて用紙に転写する印刷方式のことです。

割付用紙と版下台紙は同じもの
次に写真植字（写植）が主流となった1980年頃から、字組・段組に合わせて写植を貼り込み、割付用紙と版下台紙が同一のものとして作成されるようになりました。さらにデジタル普及後（ワープロ等）には、設定通りの字組・段組で出力して、切り貼りすることも可能になりました。
現在では、パソコンで印刷物をつくるDTP（デスクトップパブリッシング）化が進み、版下台紙そのものを作成することは少なくなりました。つまり、今までレイアウトから版下制作までそれぞれの職人がおこなっていた工程を、1人でできるようになったのです。

現在でも手作業の割付が基本です
そんななか、今でも割付用紙は活躍しています。割付用紙には、文字サイズや行数、段数が方眼紙のように印刷されているため最適な文字数が分かり、レイアウトにも専念できて、作業が大幅に短縮されます。さらに、モニター上だと大きさの感覚を掴むのが難しいですが、原寸の割付用紙を使えば実際の紙面に近いイメージでレイアウトできます。
また、弊社ではお客様の元への「訪問割付」も行っていて、その時の割付作業は全て紙の上でおこないます。字数計算やパーツの切り貼りも電卓や手作業なので、一見データ入力した方が速そうに思うかもしれませんが、様々な原稿（手書き、FAX、生写真など）が混在している現場で、お客様に完成イメージを見ていただくには、これが最短なのです。実際の版下制作もこの割付用紙通り行います。
DTP現場においても「版下」「組版」などの用語が今も残っているのが面白いですね。今後も印刷の世界は様々な変化があるかもしれませんが、デジタル・アナログそれぞれの長所を活かして、紙面づくりに取り組んでいきたいです。

写真＝今でも割付用紙を使っておこなっている編集作業（兵庫県土建一般労働組合「建設ひょうご」）

（社報『紙ブログNEWS』2022年正月 第46号）

目的は〝伝える〟こと　過剰な飾りは逆効果

　新聞やパンフなど媒体にかかわらず、印刷物の目的は「情報を伝える」こと。かっこいいレイアウト、おしゃれな色使いなど、視覚的な要素が果たす役割も重要ですが、それらはあくまで手段のひとつです。

装飾のしすぎは読みにくくなる
　専用のソフトウェアを使えば、影、光沢、グラデーションなど、様々な装飾を作ることができます。ワードやエクセルでも、結構凝ったものを作れますよね。
　こういった効果を使うと確かに目立ちますが、使いすぎると読みにくくなったり、全体のまとまりが無くなったりして、読者に負担をかけてしまいます。あちこち装飾するのではなく、「ここぞ」というところだけに使うようにして、意味なく派手にしないようにします。

フォントへの飾りもつけすぎないように
文字自体にも、太さ、色、サイズ、下線、斜体…など様々な装飾方法がありますが、これらを併用しすぎても読みにくくなります。文字の縦横比については、正体（＝縦横変形していない文字）が原則です。大見出しは縦横比を多少変えることで迫力が出ることもありますが、その場合でも過剰にならないよう気をつけます。

媒体・目的の違いを理解したデザインを
カタログ・パンフレット等は、書かれている内容がより重要なので、フルカラーであっても装飾は見出し色の変更程度にとどめます。反対に、単色スミ版の広報紙では、白黒であってもカラフルに感じられるように、ある程度装飾を施すことがあります。

ユニバーサルデザインの視点から
ところで、「ユニバーサルデザイン」という考え方があります。年齢、障害の有無、性別、国籍などにかかわらず、できるだけ多くの人々がわかりやすく、利用できるようにデザインすることです。
パッと見て読みやすく、わかりやすい紙面づくりを心がけることは、この考え方に通じるところがあります。それは文字の組み方、フォント選び、行間設定など細部にわたって工夫の余地があります。お客様が「伝えたい」と思っている情報が、十分に伝わるような紙面づくりを追求していきます。

（社報『紙ブログNEWS』2021年秋 第45号）

たくさん撮影して「自慢の一枚」選ぼう

写真はとにかくたくさん撮ろう
　今回は新聞づくりにおいての「写真」がテーマです。編集レクチャー等でもよくお話しすることですが、写真はとにかくたくさん撮ってみましょう。色んな写真があれば選択の幅が広がります。構図をあまり気にせず、いろんな角度から撮影することをお薦めします。例えば会議中の写真などは、何も無いテーブルの広い面ばかりが写り込んでしまいがちです。慣れてきたら撮影角度を色々試してみて、写真内に不要なスペースが写らないようにしてみましょう。

集合写真だけでなくスナップにも挑戦
　全員の集合写真も必要ですが、撮られる人が意識しないスナップ写真の方が、情感をよく伝える場合もあります。例えば運動会なら走っている姿、勉強会や集会なら参加者の表情……のように、カメラ目線でなくても、人の動きや場の雰囲気が伝わる写真もあるといいです。

撮影するときは余白も意識して
可能であれば、撮影対象の周りには少し余裕をもたせてください（図参照）。画面いっぱいに撮影すると、その形でしか使用できないため、レイアウトの自由度が下がってしまいます。特に顔写真を画面いっぱいに撮影される方が多いのでご注意ください。ただし、拡大使用する場合があるので、解像度は高めに設定してください。

撮影の道具や設定もいろいろ
解像度の話が出ましたが、カメラの設定は出来る限り「高品質設定」にしておいてください。最近はスマホでもある程度きれいに撮れますが、機種や設定によっては、印刷した際の鮮明さが足りない場合もあります。できればデジカメがひとつあると良いかと思います。補足ですが、ネット上の写真やワード・エクセル等に貼り込んである画像は、基本的に画質が低いので印刷用には不向きです。

プロのカメラマンではないからこそ、たくさん枚数を撮って、あとから選ぶことを意識してみましょう。思わぬ瞬間が撮れているかもしれません。

（社報『紙ブログNEWS』2021年夏 第44号）

記念の寄せ書きをキレイに残すために

　PTA広報紙の卒業特集号で毎年よくご依頼いただくのが、手書き原稿による紙面です。今回はこちらについて少し解説してみます。
　手書き原稿とは、書道作品や寄せ書きなど、文字打ちせずに手書きのまま紙面に掲載する原稿です。基本的にはスキャンしたままではなく、印刷に適した形式に変換したり、大きさを微調整したり、補正（ゴミ取り）などをおこなっています。その作業内容の一例を紹介します。

①スキャン（現物支給の場合）
　できる限り高解像度設定でスキャンします。ここで素早くスキャンするため、原稿は各クラスごとなど、なるべくまとめていただくようお願いしています。

②画像補正
白黒データに変換し、明るさ調整などで細かいゴミは飛ばします。不要な罫線や、罫線と重なってしまっている文字などは、この時点で処理しておきます。元々の文字が細かったり薄かったりすると、この段階で消えかけてしまいますのでご注意ください。

③トレース
ベクターデータへ変換します。簡単に言うと、この変換によってきれいな仕上がりになります。その後、②で取りきれなかったゴミを取っていきます。一つ一つ取るのは大変なので、必要な部分だけ保護して、不要な部分は一括で消します。

④整列・文字補正等
名前やアンケート項目など、各要素をあらかじめ作成しておいたフォーマットへ整列させます。同時に、文字の大きさも調整します。手書き文字なので、どうしても文字の形・大きさ・間隔にバラつきがあるため、一文字ずつ整えていきます。すべて終わったら、バラバラにならないようグループ化します。

ここまでで、やっとレイアウトのスタート地点です。この作業は一例ですので、原稿内容に合わせて対応いたします。原稿の作り方についても、いくつかお願いごとがありますので、ご入稿前に一度ご相談ください。

（社報『紙ブログNEWS』2021年春 第43号）

記事性質の２本柱

　広報紙、特に機関紙を発行する機能は大まかに2本の柱に分けられます。まず一般的に言われる①「報道」。つまり報告やお知らせなど。これはイベント告知や行事報告など、皆さんの活動や組織の考え方を読者へ知ってもらうための記事です。発行者（主催者）から読者への「お知らせ」も含めて一方向のコミュニケーションです。
　もう一つの機能は、②「仲間同士の交流」。人物紹介コラムや読者投稿などもそうですが、仲間の輪の活性化を促すための記事です。発行者と読者間、また読者同士の言わば「双方向」のコミュニケーションになります。

バランスを意識して
この大まかな二つの機能に対して、①「報道」的記事に偏り過ぎていると、「行事がおこなえない」状況になったとき記事が無くなってしまいます。
そもそも広報紙の発行は組織の活性化、つまり②会員（読者）同士の「交流」が活発であってこそ、その広報紙は有効に機能していると言えます。①は行事が多い時は割と簡単に書けるのですが、②はちょっと工夫が必要です。

紙面上で交流を
そこで紙面企画の際には、最初から会員（読者）に焦点を当てたコラムテーマをたくさん作ることをおすすめします。そもそも目的の一つが組織活性化ですので、仲間の個性を表現することができれば、非常事態こそ助け合える有効な紙面となります。

（社報『紙ブログNEWS』2021年正月 第42号）

写真・文のバランス　紙面が見える設計図

〝割付用紙〟って弊社では、お客様との打ち合わせやレクチャーには、「編集のしおり」（工程や出稿の方法など記載）の他、お客様の広報紙に合った「割付用紙」をお渡ししています。割付用紙とは、紙面レイアウトを作成するために使う用紙です。言わば設計図ですね。皆様の紙面フォーマットにあわせて、段数など、実際の紙面通りのマス目が印刷されています。今回はこの割付用紙の活用について考えます。

紙面内容の見える化割付用紙の目的は、完成レイアウトを目に見える形にスケッチすることです。第一に字数、行数を計算して、紙面に割り振っていくこと、第二に写真の寸法や大きさ・形を確定すること。図表などのスペース確保、見出しの位置など。全体のバランスを考えた全体デザインを設計していく用紙になります。

ボリュームの把握を割付用紙を使う上で、一番大事なことは、記事の適切な文字数を割り出すことです。字数が多すぎないか、少なすぎないかを割付用紙で見ることができます。
ちなみに読みやすい紙面の割合は「文章記事：紙面全体の2分の1以内」「写真・図表・カット：4分の1」「見出し：4分の1」とされています。
例えば弊社社報『紙ブログNEWS』は「1ページあたり1行12文字×39行×6段」の紙面です。この場合、紙面全てを文字だけで埋めたら合計2808文字になり、その2分の1は1404文字。つまり1ページあたり1404文字以内の記事であれば、バランスよくレイアウトができるということです。
ただし、編集方針や記事の性質によってはこの限りでないので、あくまで目安です。
実際はここまで細かい計算をしなくても、まずはおおよその記事ボリュームを把握することから始めてみてください。

使い方はいろいろ割付用紙の実際の使い方は人それぞれです。①レイアウトデザイン、字数計算、写真寸法に至るまで「完全レイアウト」として書き込む本格タイプのほか、②仕上がりイメージをスケッチ風に書き込むタイプ、③写真、記事の点数と紙面の割り振りの希望を書かれているメモ・指示書タイプ。
お忙しい中で紙面づくりをされている方が多いと思いますが、慣れてくると結構楽しいかもしれませんので、もし余裕のある方は割付用紙に向かい合ってみてください。

（社報『紙ブログNEWS』2020年秋 第41号）

イベントの自粛で発行継続できない!?

　新型コロナウイルス感染症が拡大したころ、弊社のお客様にも影響が広がり、「行事が中止になってしまって載せる記事がない」というご相談がいくつかありました。いまいちど、紙面企画について考えてみたいと思います。

発行コンセプトの意思一致をして
　そもそも新聞を発行する前に、発行の原点の意図を確認しておく必要があります。「経営方針を浸透させたい」とか「コミュニケーションを活発にしたい」など。弊社では、初めてのお客様には、この最初の意図をお聞きしています。その発行目的を元に紙面企画を立てていきます。できれば年間で記事計画を立てておくと、予定も見通しやすくて安心です。サブ記事もあらかじめ考えておくと、行事中止などの理由で突然記事がボツになったときにも対応がしやすいです。

本当に伝えたいことは何だったのか
「載せる記事が無い」と悩んだときは、ぜひ一番最初の発行コンセプトに立ち返ってみてください。弊社からある程度のアドバイスはできるかもしれませんが、「本当に表現したいもの、知ってもらいたいことが何なのか」は、お客様の中にしかありません。これを機に紙面を見つめなおすことで、新たな企画が生まれるかもしれません。実際、掲載記事が無くてお悩みのなか、新企画をスタートさせたお客様もおられました。
厳しい状況の中でこそ、「紙」での正しい情報発信が重要だと考えます。私共も引き続きサポートさせていただきます。

写真＝機関紙『けんこう』編集会議

（社報『紙ブログNEWS』2020年夏 第40号）

魅力アップに貢献　企画と〝見出し〟力

 　新年度は、弊社のお客様も広報担当を交代されたりすることがよくあります。なかには新聞づくりが初めてという方もおられるので、年度初めは最初のコミュニケーションをより綿密にするよう心がけています。
 　また、春は各種の広報紙コンクールの結果が出る季節です。新聞づくりは大変なことが多いですが、コンクールへの出展は、その頑張りが形として残る機会にもなります。
 コンクールではどのような点が評価されるのでしょうか。たとえば大阪府PTA協議会主催の広報紙コンクールでは「広報紙の持つ目的・使命・記事・編集・レイアウト・見出し・文章などを総合的に審査」するとあります。
このうち、弊社が特に力を入れているのが「見出し付け」です。各記事には必ず「見出し」を付けるようにしています。「見出し」とは「記事のタイトル」ではなく、読者を紙面へ引き込む役割を担っています。一目見ただけで〝読みたい〟と思ってもらえることが理想です。
ただ、新聞づくりは紙面企画から始まって取材、記事作り、一番苦労するのは最後のレイアウトやデザイン…。初めてのお客様がこれらのことを全てやるのは大変ですね。
弊社では、一番最初に編集のプロセスや新聞づくりの基礎についてお話しして、随時アドバイスをさせていただいています。前述の「見出し」やレイアウトについてもサポートできますので、お客様にしかできない紙面企画や記事作りに一番力を入れていただければと思っています。

写真＝昨年2月、月刊『建設ひょうご』通算800号達成の表彰状と担当の横山氏。（本年は第24回全国機関紙コンクールで奨励賞を受賞）

（社報『紙ブログNEWS』2020年春 第39号）

２ページ減るだけでこんなに大違い？

　この「制作部あれこれ」コラムでは、紙面づくりにまつわるノウハウやエピソード、感じたことなど、“あれこれ”書いていこうと思います。同内容を弊社社報『紙ブログNEWS』にて掲載しておりますが、ブログの方にも随時更新していきますので、よろしくお願いいたします。

6ページ立て紙面はどう作られる？
　今回はテーマは、お客様から実際にあったご相談より。「現在8ページの紙面を6ページに変更したい」とのこと。
　中綴じの印刷物の場合、基本的に総ページ数は4の倍数になります。例えばA3用紙を二つ折にすればA4×4ページ。それが2枚あればA4×8ページとなります。
一方6ページ立ての場合は、ペラ1枚を真ん中に挟み込みます。この挟み込みは手作業となるため、通常よりお時間を頂くことになり、費用もやや割高となります。また、ページをめくったときにペラ1枚が抜け落ちてしまいがちなことも少し注意です。

レイアウトにも工夫が必要
レイアウト上の注意点もあります。いわゆる見開きページ（8ページ立てであれば4〜5面のこと）のように、真ん中をまたぐようなレイアウトはできません。ですが、左右の大見出しの通し方などを工夫して、見開きに見えるようなレイアウトをご提案することは可能です。
いずれにしても、印刷仕様の変更は時間をかけてご検討いただくことをおすすめします。ご不明な点があれば一度ご相談ください。

（社報『紙ブログNEWS』2020年正月 第38号）