ちょっと現実離れしたお話に聞こえるかもしれませんが、作業も楽で読んでもらえる新聞を作るなら「発行回数を増やしましょう」と提案しています。本業以外の担当者さんなら月刊紙がいいですね。とお薦めします。
回数を増やすのは作業は大変とお考えではないですか？実は回数を増やす方が作業短縮になるのです。（でも発行費用はかかりますが…。）
しんどいのは毎月より年数回の発行
実は一番大変なのは年3回ぐらいの発行です。PTA新聞の場合の発行回数は学期末ごとの発行がこれで、大体1号発行ごとに3回ぐらいの編集会議をもたれています。そうすると会議だけで1年で9回。会議ではその号全体の企画、行事の確認、取材方法、担当割り、記事の集約日と基本レイアウトの作成に至る工程を毎回決めていくことになります。その上で取材・執筆。年3回発行だと、慣れてこられたころに委員さんの交代でまた最初からということになります。
『コラム』とルーティンワークで
楽に読まれる紙面づくりのポイントは『連載』『コラム』をたくさん作って2回目以降はルーチンワーク、という仕組み作り。もちろん最初はどんなものでも産みの苦しみで、スタートは同じなのですが、一度パターンができると2回目以降はかなり楽になります。しかも進化するので、いい連載コラム関係は他の記事より読まれるようになります。「行事（報道）記事」については毎回「行事予定表（カレンダー）」を作成しておけるのでそれに沿っての確認と取材・執筆担当者を決めるのみ。書き方については、いずれの記事も「前回見本を参照して…」という流れができます。
1回の会議と担当分の取材・執筆だけでGO
会議での議論はその号の目玉記事（トップ記事）と、読まれなくなったコラムの検討と変更（いつもではない）に集中し、最も多くの時間をさけます。慣れたら1回の会議ですべて終わってしまいます。サイクルが早い分、2回目以降は同じパターンでどんどん速くなってきます。月刊紙ベースで発行しているお客様（もちろん本業ではありません）は、基本的に会議1回（2時間以内）だけで、あとはそれぞれの担当者が原稿の集約（締切）日に結集するだけで進めています。
ちょっと簡単に書きすぎてしまいましたが、力の集中とパターン化で楽でよいものをつくろうというお話です。（もちろん担当者同士、会議以外でのコミュニケーションはよくとっておられます）
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