日常業務は誰でもできる仕組みを【2018.2月度早朝営業会議より】

納品書・請求書のフォーマットを変更しました

今年に入ってから、弊社の納品書・請求書のフォーマットを変更しました。
というのは、昨年12月の早朝会議に、経理を担当するようになった新人のAさんから①「請求業務が書類だらけで覚えられない」、②「字が下手なのでお客さんに申し訳ない」という2点の理由で提案されたのがきっかけでした。(な)


後回しになっていた弊社経理の一部のアナログ業務
 それまでは、制作業務の効率化が最優先で、データサーバーの交換・増設、PCのスペックの充実などが緊急課題で、そのことしか議論されてませんでした。特に納品・請求業務などは議題にも挙がってませんでした(もちろん一般経理全般はPC管理です)。

優先順位ではあとのほうだったけど…
前々から、請求書関係もパソコン管理の方が過去の記録も探しやすくて便利なのは薄々分かっていたのですが、顧客件数もそう多くないし、あまりストレスを感じずにやってこれたので、このやり方を一新するにはそれなりの決断?が必要…(他にやることいっぱいあるやん)でした。

新しい担当者の指摘で、結構簡単に改善できました。
 でも、Aさんをプロジェクト担当に、一ヶ月ほど社内でシュミレーションして検討した結果、割と簡単に導入することができました。これは、新しいスタッフの視点があったからですね。この指摘がきっかけで調べてみると、今どき手書きの請求書が弊社に届くのは5パーセントぐらい。従来より手間が増えてしまっては意味がありませんが、より効率的に進められるのであればどんどん取り入れるべきですね。

ただ、コマ切れではなく、受注台帳から顧客管理まで含めたシステム化はこれからです。これが今年の課題です。

2018年の早朝営業会議のエピソード
【2018.1月度】「ブログ」を発信する意味
【2018.2月度】日常業務は誰でもできる仕組みを
【2018.3月度】『無料編集レクチャー』と『進行表』の充実
【2018.4月度】フジイ企画独自の仕組みはここから生まれる
【2018.5月度】スマホ対応してないホームページ
【2018.6月度】社報『紙ブログ』を考える
【2018.7月度】コンサル先生が毎回参加の会議運営

過去の早朝営業会議バックナンバー
各年初回の記事です。ブログ下段に各年各月のINDEXを掲載
(当社の早朝営業会議は2012年4月よりスタート)
【2017年早朝営業会議より】http://www.fujii-net.com/?p=4753
【2016年早朝営業会議より】http://www.fujii-net.com/?p=3849
【2015年早朝営業会議より】http://www.fujii-net.com/?p=777
【2014年早朝営業会議より】http://www.fujii-net.com/?p=342
2013年早朝営業会議よりhttp://www.fujii-net.com/?p=283
【2012年早朝営業会議より】http://www.fujii-net.com/?p=176



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